Trong kỷ nguyên 4.0, không chỉ với các doanh nghiệp tư nhân, số hóa trở thành điều thiết yếu để cơ quan hành chính công tối ưu hiệu suất, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục và nâng cao trải nghiệm người dân. Dù nhiều đơn vị đã chủ động ứng dụng công nghệ trong các công việc thường ngày, nhưng không ít hệ thống vận hàng vẫn còn tồn tại hạn chế.
Zalo Mini App nổi lên như là một trong những giải pháp đột phá, khắc phục những “điểm nghẽn” ở nhiều quy trình hành chính công, nhờ những tính năng vượt trội và hệ sinh thái đa dạng tiện ích hỗ trợ. Hãy cùng GapOne tìm hiểu cách công cụ này hỗ trợ các đơn vị hành chính công hiện thực hóa mục tiêu chính quyền số trong bài viết dưới đây.
Những “bài toán khó” mà các cơ quan hành chính công đang gặp phải
🛑 Trải nghiệm người dân kém – Thời gian chậm trễ và quá nhiều thủ tục
Các thủ tục hành chính truyền thống như cấp giấy tờ, hồ sơ, xin giấy phép, giấy chứng nhận… thường gặp phải sự chậm trễ, tốn thời gian và đôi khi còn thiếu minh bạch. Người dân phải trực tiếp đến các cơ quan hành chính công, chờ đợi lâu, xếp hàng, làm việc với nhiều bộ phận và phải thực hiện nhiều bước thủ tục, không chỉ gây tốn kém thời gian, công sức mà còn gia tăng áp lực cho cả người dân lẫn hệ thống hành chính.
Hiện nay, một số đơn vị đã triển khai dịch vụ công trực tuyến, tuy nhiên chưa thực sự tối ưu về trải nghiệm cho người dân, thậm chí lại thêm nhiều bất tiện. Đơn cử như việc hệ thống đăng ký cấp đổi giấy phép lái xe liên tục bị lỗi, hay ở một số thủ tục hành chính, người dân vẫn phải đi lại nhiều lần hoặc phải vừa nộp hồ sơ điện tử, vừa nộp hồ sơ giấy, tăng thêm nhiều thao tác phức tạp cho một hoạt động. Thêm vào đó, thủ tục hành chính ở nhiều lĩnh vực đặc thù của các bộ, ngành chưa được cắt giảmẫn còn nhiều yêu cầu thao tác phức tạp khiến người dân gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục trên môi trường số. .
🛑 Sự thiếu hụt trong việc ứng dụng công nghệ
Hiện nay, nhiều tỉnh, thành phố trên cả nước đã triển khai các sáng kiến thúc đẩy người dân tham gia hoạt động trên môi trường số. Trong số đó, hoạt động tiếp nhận và giải quyết các phản ánh của người dân về các vấn đề kinh tế, xã hội đã được triển khai thông qua các ứng dụng riêng trên thiết bị di động.
Mặc dù chuyển đổi số trong hành chính công đã được đẩy mạnh, nhưng nhiều cơ quan vẫn chưa thể áp dụng công nghệ một cách hiệu quả. Các hệ thống trực tuyến vẫn còn tồn tại hạn chế về vấn đề kỹ thuật như ứng dụng chạy chưa ổn định, thiếu sự liên kết, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng, và chưa tối ưu hóa được tính năng tự động hóa trong các dịch vụ công trực tuyến.
🛑 Tỷ lệ số hóa hồ sơ còn thấp
Dù đã có các dịch vụ hành chính công trực tuyến, nhưng vẫn có những hạn chế lớn trong việc tiếp cận. Một bộ phận không nhỏ người dân vẫn chưa thực sự quen thuộc hoặc không biết đến dịch vụ này, do đó họ vẫn thường xuyên đến nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan nhà nước. Đặc biệt là với những người dân sống ở vùng sâu, vùng xa hoặc những người không thành thạo công nghệ, việc sử dụng website đôi khi không phải là lựa chọn tối ưu, vì không phải ai cũng có khả năng truy cập Internet ổn định hoặc sử dụng các thiết bị hiện đại.
🛑 Đảm bảo an ninh giữ liệu
Trong quá trình số hóa hồ sơ, an ninh dữ liệu trở thành mối lo ngại hàng đầu khi hệ thống lưu trữ thông tin nhạy cảm (CMND, địa chỉ, tài chính cá nhân…) dễ trở thành mục tiêu tấn công mạng, đe dọa quyền riêng tư và gây tổn thất lớn nếu bị rò rỉ. Khi toàn bộ hoạt động của con người được chuyển lên môi trường mạng thì chỉ cần một sự cố an ninh thông tin nghiêm trọng có thể làm cản trở chương trình chuyển đổi số của cả một ngành, một địa phương hay một doanh nghiệp, đe dọa gây ra hậu quả khó lường.
Những bất cập này cho thấy, việc nâng cấp hạ tầng số, đơn giản hóa quy trình và tăng cường kết nối liên thông là yêu cầu cấp thiết để dịch vụ hành chính công thực sự “lấy người dân làm trung tâm”.
Tại sao lại là Mini App?
Là ứng dụng thiết yếu trên điện thoại với hơn 73 triệu người dùng, nền tảng Zalo là sự lựa chọn hoàn hảo để hỗ trợ các cơ quan hành chính trong công cuộc số hóa. Đặc biệt, Mini app trên nền tảng Zalo có nhiều ưu điểm nổi bật hơn các ứng dụng khác trong việc nâng cao trải nghiệm của người dùng.
| Tiêu chí | Zalo Mini App | Ứng dụng riêng |
| Giao diện | Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, có sẵn mẫu thiết kế phù hợp với nhu cầu chính quyền điện tử. | Giao diện cần thiết kế riêng, đòi hỏi chi phí và thời gian phát triển. |
| Độ thuận tiện | Được tích hợp vào nền tảng Zalo mà người dân đã sử dụng rộng rãi, không cần tải thêm ứng dụng mới. | Người dân phải tải và cài đặt ứng dụng riêng biệt, gây cản trở trong việc tiếp cận. |
| Chi phí phát triển | Chi phí thấp hơn, chỉ cần đầu tư vào phát triển tính năng và duy trì Mini App. | Chi phí cao hơn, bao gồm phát triển, bảo trì, cập nhật và quản lý ứng dụng. |
| Thời gian triển khai | Triển khai nhanh chóng, không cần xây dựng nền tảng mới. | Cần thời gian dài để phát triển và kiểm tra ứng dụng. |
| Bảo mật | Đảm bảo bảo mật thông qua nền tảng Zalo, có quy trình bảo mật chặt chẽ và được kiểm tra định kỳ. | Bảo mật hoàn toàn phụ thuộc vào đội ngũ phát triển ứng dụng và công ty phát triển, có thể tốn thêm chi phí. |
| Khả năng tương tác | Tương tác trực tiếp và dễ dàng với các tính năng khác của Zalo như chat, gọi điện, nhắn tin. | Tùy thuộc vào ứng dụng phát triển, có thể tích hợp được hoặc không tích hợp được các tính năng tương tác khác. |
Lợi ích khi triển khai Mini App cho cơ quan và người dân
Theo ông Tạ Quang Trường, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đồng Nai thì mục tiêu lớn nhất của ứng dụng là kết nối, nâng cao chất lượng phục vụ hành chính công trên địa bàn. Mini app trên Zalo sẽ giúp tỉnh giải quyết được câu chuyện “tương tác 2 chiều”. Thông qua mini app, chính quyền có thể lắng nghe những nhu cầu, mong muốn của người dân một cách trực tiếp, sâu sắc hơn.
Đối với địa phương
Việc triển khai Zalo Mini App giúp địa phương tiếp cận công nghệ số hiện đại, thậm chí có thể tiên phong trong ứng dụng công nghệ để phục vụ người dân hiệu quả. Đây là bước đệm quan trọng để xây dựng chính quyền số, tạo động lực phát triển các giải pháp nâng cao hiệu quả chuyển đổi số, như nâng cao nhận thức và kỹ năng số, tăng cường sự tương tác với người dân, và phát triển các mô hình hợp tác giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, thành công từ việc ứng dụng Mini app sẽ tạo đà nghiên cứu, nhân rộng các công nghệ số khác, góp phần thúc đẩy chiến lược chuyển đổi số quốc gia. Điển hình như ở Đồng Nai và Tây Ninh, việc phát triển Mini App đã thực hiện kế hoạch số hóa toàn diện thành công, tăng tỷ lệ tiếp cận của người dân, trong khi dữ liệu nghiệp vụ vẫn được lưu trữ và xử lý hoàn toàn trên máy chủ của địa phương.
Đối với cơ quan hành chính công:
Zalo Mini app sẽ giảm bớt các tác vụ thủ công cồng kềnh, giải quyết bài toán “tự động” cho nhiều bộ phận, tiết kiệm được nhiều nguồn tài nguyên và nhân lực, giảm thiểu các thủ tục thủ công, giúp các bộ, ban, ngành địa phương đưa tiện ích đến gần hơn với người dân và doanh nghiệp.
Đồng thời, ứng dụng này còn giúp đơn giản hóa việc thu thập phản hồi, nhu cầu từ phía người dân. Từ đó, các đơn vị kịp thời điều chỉnh dịch vụ, đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp với thực tế.
Về mặt xây dựng mini app cũng rất đơn giản. Các cơ quan Nhà nước có thể xây dựng từ app mobile hoặc web sẵn có; được xác thực, chống mạo danh; đảm bảo an toàn; định danh xác thực người dùng; dễ dàng ứng dụng, kết nối các tính năng hữu ích khác trên Zalo; có thể tiếp cận và kết nối với hơn 73 triệu người dùng và đặc biệt là được hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp từ Zalo. Ngoài ra, yêu cầu chung khi phát triển mini app trên Zalo hướng đến sự đơn giản nhất, dễ dùng nhất cho người dân và doanh nghiệp nên thời gian thiết kế giao diện, các luồng (flow) thao tác của người dùng được rút ngắn đáng kể.
Đối với người dân:
Phát triển phiên bản Zalo mini app là một trong những sự lựa chọn tối ưu, bởi nó giúp đơn giản hóa các bước tiếp cận và sử dụng cho người dân. Hiện nay, đa số người dân và doanh nghiệp đang sử dụng Zalo nên không mất nhiều thời gian hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng. Bên cạnh đó, Zalo Mini app có thể có sẵn trên Zalo mà không cần phải cài đặt hay tải về như các ứng dụng khác, kể cả người dân lớn tuổi cũng có thể dễ dàng truy cập và thực hiện thủ tục hành chính mọi lúc, mọi nơi.
Chỉ với một chiếc smartphone kết nối internet và tài khoản Zalo là người dân có thể truy cập mini app và sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính công theo nhu cầu. Tất cả các tính năng đều được thiết kế với giao diện dễ hiểu, dễ thao tác, phản hồi nhanh nên sẽ giúp người dân tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức lẫn chi phí đến các cơ quan nhà nước để thực hiện thủ tục, giao dịch.
Điều này góp phần rút ngắn khoảng cách giữa người dân với dịch vụ công, thúc đẩy mục tiêu xây dựng chính quyền số toàn diện.
Zalo Mini App sở hữu những tính năng gì để hỗ trợ cơ quan hành chính công?
Zalo Mini App, được giới chuyên gia đánh giá là một giải pháp “All in One”, không chỉ mô phỏng các tính năng của một ứng dụng độc lập phức tạp mà còn tích hợp nhiều tính năng để quản lý dịch vụ công. Để Zalo Mini App sở hữu đầy đủ và chính xác các tính năng nhằm hỗ trợ cộng đồng tối ưu nhất, các đơn vị, cơ quan nên trang bị những tính năng sau cho ứng dụng:
Tính năng tra cứu thông tin
Zalo Mini App hành chính công cho phép tích hợp cơ sở dữ liệu tập trung để người dân dễ dàng tra cứu thông tin hành chính như:
- Thủ tục, giấy tờ cần thiết cho các dịch vụ (xin cấp phép, đăng ký hộ khẩu…).
- Quy định pháp lý liên quan đến lĩnh vực thuế, đất đai, y tế, giáo dục.
- Địa chỉ, giờ làm việc của cơ quan chức năng.
Điều này giúp các cơ quan giảm tải số lượng cuộc gọi, tin nhắn hỏi đáp, tiết kiệm thời gian cho cả người dân và nhân viên. Đồng thời, toàn bộ thông tin đều được cập nhật đồng bộ, tránh sai lệch.
Đặt lịch hẹn trực tuyến
Với tính năng đặt lịch hẹn trực tuyến, người dân có thể đặt lịch hẹn làm việc tại cơ quan hành chính ngay trên Mini App Zalo. Người dân có thể chọn khung giờ phù hợp với lịch trình cá nhân, nhận thông báo ZNS nhắc nhở lịch hẹn hay thậm chí thay đổi, hủy lịch hẹn linh hoạt nếu có phát sinh.
Điều này giúp cơ quan chủ động sắp xếp nhân lực, tránh quá tải, tối ưu hóa thời gian và giảm tình trạng quá tải tại quầy giao dịch.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Mini App Zalo cho dịch vụ hành chính công hỗ trợ người dân tải lên tài liệu trực tiếp qua Mini App, kèm theo tính năng:
- Xác thực danh tính bằng hình ảnh CCCD, chữ ký số.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ (định dạng file, dung lượng).
- Lưu trữ đám mây an toàn, dễ dàng truy xuất khi cần.
Từ đây, người dân có thể giảm đến 80%, đồng thời hạn chế được rủi ro thất lạc giấy tờ mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.
Tra cứu trạng thái hồ sơ online
Thay vì đến tận cơ quan để cập nhật tiến độ, người dân hoàn toàn có thể nhập mã hồ sơ trên Zalo mini app để xem trạng thái, nhận thông báo khi hồ sơ đã được duyệt hoặc hoàn thành.
Thông báo tự động
Bằng cách tận dụng Zalo Mini App hành chính công, cơ quan hành chính có thể gửi thông báo khẩn cấp hay nhắc nhở về các giấy tờ cần gia hạn, thông báo trạng thái hồ sơ và cập nhật các thông tin quan trọng về chính sách, quy định mới.
Công nghệ này có thể đảm bảo thông tin chính thống từ chính quyền địa phương đến thẳng người dân, hạn chế tin giả, đồng thời tiết kiệm chi phí so với việc in ấn thông báo truyền thống.
Triển khai Mini App ngay hôm nay
Trên thực tế, đã có một số địa phương triển khai Mini App hỗ trợ hành chính công thành công, trong đó có tỉnh Tây Ninh. Lãnh đạo tỉnh Tây Ninh sau khi nhận thấy Zalo có thể giải quyết những khó khăn về mặt công nghệ của ứng dụng “Tây Ninh Smart” hiện tại, đã phối hợp với bộ phận quản lý Mini app của VNG để phát triển giao diện Tây Ninh Smart trên Zalo cho người dân sử dụng. Zalo mini app cung cấp thêm một giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người dân, góp phần đưa chính quyền tới gần người dân hơn.
Kết quả: Chỉ trong khoảng 1,5 tháng, Zalo mini app của Tây Ninh đã đạt được 60% số lượng người dùng mà ứng dụng Smart Tây Ninh có trong vòng 2 năm. Trong đó, số lượng người sử dụng trên 45 tuổi là 21.973 người đạt tỷ lệ 27%. Số lượt truy cập sử dụng trung bình hàng tuần đạt 30.000 lượt.
Với việc triển khai mini app, tỉnh Tây Ninh đã đưa tiện ích công nghệ đến gần hơn với người dân và doanh nghiệp trên địa bàn, giúp đơn giản hóa các bước tiếp cận và sử dụng ứng dụng cho người dân, đảm bảo người dân ở mọi lứa tuổi, mọi ngành nghề đều có thể sử dụng được dễ dàng, từ đó thúc đẩy việc triển khai chính quyền điện tử hướng tới hình thành chính quyền số.
GapOne – Đơn vị thiết kế Zalo Mini App hàng đầu tại Việt Nam
GapOne là đơn vị cung cấp dịch vụ phát triển Zalo Mini App với đội ngũ lập trình viên giàu kinh nghiệm trong ngành dịch vụ công. Chúng tôi tự tin khẳng định chất lượng của mình thông qua những ưu điểm sau:
- GapOne là đại lý cấp 1 của Zalo – Điều đó đồng nghĩa với việc các chính sách, quy trình và kinh nghiệm làm việc với Zalo Mini App nói riêng và toàn bộ các tính năng của Zalo nói chung đều đã được khẳng định về chất lượng.
- Năng lực hàng đầu trong thiết kế UX/ UI trực quan và thân thiện, đảm bảo đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của doanh nghiệp.
- Hiểu biết sâu rộng về ngành – Giúp doanh nghiệp thiết kế Zalo Mini App đúng nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.
- Hệ sinh thái các dịch vụ của GapOne rất đa dạng. GapOne sở hữu lõi xử lý dữ liệu riêng, cho phép doanh nghiệp mở rộng nhu cầu của mình với tính năng gửi tin thông báo đa kênh và sở hữu trang quản trị với thông tin chi tiết, Dashboard thông minh.
Đặc biệt, GapOne sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực, có thể tư vấn kế hoạch chi tiết, phân tích nghiệp vụ ngành, triển khai mini app chuyên nghiệp và đưa ra chiến lược số hóa phù hợp cho các cơ quan.
Liên lạc với chúng tôi qua tại đây để nhận sự tư vấn từ đội ngũ GapOne.
