Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chăm sóc khách hàng bằng cách gửi tin Zalo ZNS thay thế cho các phương pháp chăm sóc khách hàng truyền thống trước đó như SMS. Trong bài viết này, GAPONE sẽ hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS chi tiết để giúp các doanh nghiệp tối ưu hoạt động chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Tìm hiểu về Zalo ZNS
Zalo ZNS là phương pháp thông báo chủ động nhằm chăm sóc khách hàng. Đây là công cụ được tích hợp trong tài khoản chính thức của mỗi doanh nghiệp có tên là Zalo OA. Cũng chính vì vậy, để có thể sử dụng Zalo ZNS, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản Zalo OA trước đó.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn ZNS như một lựa chọn thay thế cho SMS (Gửi tin nhắn truyền thống) là bởi những điểm ưu việt vượt trội mà nền tảng này đem lại. Nếu như SMS chỉ cho phép gửi những dòng text đơn thuần thì ZNS lại có thể gửi tin đa phương tiện với chi phí rẻ hơn gấp 4 lần.
ZNS được đánh giá là có hiệu quả nhanh chóng trong hoạt động chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Điều này đến từ 3 yếu tố dưới đây:
- Tệp khách hàng mà Zalo cung cấp được đánh giá cao bởi số lượng tài khoản ảo thấp, lượng người sử dụng lớn và tệp khách hàng trải rộng khắp Việt Nam. Chính vì vậy, dù lĩnh vực hoạt động của công ty thuộc bất kỳ ngành nghề nào, doanh nghiệp đều có thể dễ dàng phát hiện và tiếp cận những nhóm khách hàng mục tiêu của mình trên Zalo. Đặc biệt, tỷ lệ tin nhắn bị gửi tới tài khoản “ma” là vô cùng thấp – Giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả tiếp thị cho doanh nghiệp.
- Cho phép gửi tin nhắn đa phương tiện với hình ảnh, biểu đồ, các nút tác vụ. Điều này giúp tăng tỷ lệ mở tin, chăm sóc khách hàng tốt hơn và mở rộng khả năng chuyển đổi giữa các giai đoạn trong hành trình khách hàng.
- Cho phép tương tác hai chiều giúp doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng tốt hơn xuyên suốt quá trình sử dụng sản phẩm/ dịch vụ. Đồng thời, điều này giúp tăng trải nghiệm khách hàng trước, trong và sau khi mua hàng. Đây chính là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao tương tác và dễ dàng lấy được thiện cảm từ khách hàng hơn.
Điều kiện để sử dụng Zalo ZNS
Để có thể sử dụng dịch vụ Zalo ZNS và chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số tiêu chí sau đây. Chi tiết:
- Doanh nghiệp cần có tài khoản Zalo OA đã được xác thực.
- Doanh nghiệp cần có ID Zalo hoặc số điện thoại đăng ký Zalo của khách hàng.
Zalo kiểm soát rất chặt chẽ những mẫu tin nhắn gửi đi nhằm đảm bảo quyền lợi và sự thoải mái cho khách hàng. Đó là lý do, một tin nhắn ZNS chỉ được coi là đạt chuẩn và được duyệt nếu đáp ứng các tiêu chí sau:
- Tin nhắn phải có những yếu tố như: tên người nhận, mã đơn hàng, tên mặt hàng, số tiền,… – Đây là các thông tin nhằm định danh tên khách hàng và có tính xác định duy nhất.
- ZNS chỉ hỗ trợ các tin nhắn thông báo chăm sóc khách hàng như thông báo tình trạng giao dịch, thông báo về tài chính – ngân hàng, thông báo về các thông tin có liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ. Zalo không phê duyệt các tin có yếu tố quảng cáo, làm phiền khách hàng.
- Không chứa đường link hoặc số điện thoại liên hệ được trình bày lộ liễu. Doanh nghiệp nên sử dụng nút CTA và nút gọi nhanh để gắn các thông tin liên hệ mong muốn.
- Khuyến khích doanh nghiệp sử dụng tiếng Việt có dấu để soạn tin.
- Logo cần đúng tiêu chuẩn về kích thước và phù hợp để thể hiện trên cả Light Mode và Dark Mode.
Chính bởi những yêu cầu khắt khe phía trên, nhiều doanh nghiệp lựa chọn GAPONE để tối ưu các mẫu gửi tin và tiết kiệm thời gian trong việc xây dựng nội dung gửi tin đúng chuẩn.
Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS với đại lý ủy quyền – GAPONE
Thông thường các bài hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS sẽ đề cập đến cách để doanh nghiệp tự đăng ký và sử dụng ZNS. Tuy nhiên, GAPONE sẽ đề cập đến hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS với đại lý ủy quyền trước tiên. Điều này là bởi, phương pháp này tinh gọn hơn, đơn giản hơn và có lợi ích lâu dài không chỉ trong thời điểm hiện tại mà xuyên suốt quãng thời gian về sau, nếu như doanh nghiệp tìm được đối tác chất lượng. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tìm hiểu hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS không qua đại lý ủy quyền có thể tham khảo ngay tại đây.
Thực tế, mỗi một đại lý ủy quyền sẽ có cách thức triển khai khác nhau. Đối với GAPONE, chúng tôi chủ trương tinh gọn nhất các bước thực hiện nhằm đem lại sự thuận tiện cho khách hàng. Khi đăng ký sử dụng dịch vụ của GAPONE, doanh nghiệp không cần quá quan tâm về mặt cách thức triển khai. Đội ngũ nhân viên của GAPONE sẽ giúp doanh nghiệp:
- Đăng ký, chuẩn bị hồ sơ và xác thực tài khoản OA.
- Làm việc trực tiếp với Zalo – Hỗ trợ doanh nghiệp nhận được tài khoản OA trong khoảng thời gian nhanh nhất và có tích vàng uy tín.
- Kết nối Zalo OA với GAPONE nhanh chóng và đơn giản.
- Kiểm duyệt nội dung thông báo ZNS.
- Xây dựng kịch bản CSKH và chiến lược tối ưu trải nghiệm khách hàng dành riêng cho từng doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng dịch vụ, GAPONE sẽ luôn hỗ trợ khách hàng để giải quyết vấn đề và tối ưu hiệu quả CSKH cao nhất. Khách hàng có thể liên hệ GAPONE qua mọi nền tảng hoặc chủ động tìm kiếm hướng dẫn chi tiết qua trang Trợ giúp và Youtube của chúng tôi.
GAPONE tự hào là đại lý ủy quyền cấp 1 của Zalo. Chất lượng dịch vụ của chúng tôi được chứng minh qua việc đem lại thành công cho rất nhiều khách hàng tên tuổi như FWD, Vinpearl, Le Champ, X3English, Winmart, Supersports, MobiTRIP,… Doanh nghiệp có thể tham khảo một số Case Study của chúng tôi tại đây.
Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS không qua đại lý ủy quyền
Trong trường hợp doanh nghiệp không hợp tác với một đại lý ủy quyền khác mà tự đăng ký sử dụng Zalo ZNS, các bước thực hiện sẽ có phần lằng nhằng và phức tạp hơn. Cụ thể, hướng dẫn sử dụng Zalo trong trường hợp này bao gồm 9 bước. Được liệt kê chi tiết dưới đây:
Bước 1: Đăng ký tài khoản Zalo Official Account (Zalo OA)
Để có thể sử dụng dịch vụ ZNS, trước hết, doanh nghiệp cần có tài khoản Zalo OA.
Đầu tiên, hãy truy cập vào đường link tại đây và nhấp vào nút “Tạo Official Account ngay” để tiến hành tạo tài khoản dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.
Sau khi đăng nhập bằng tài khoản Zalo Cá nhân của mình, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn loại hình tài khoản. Ở đây hãy bấm vào ô “Doanh nghiệp”, sau đó bấm chọn ô “Tài khoản xác thực” (Tài khoản phổ thông không cho phép gửi tin ZNS mà chỉ thuần sử dụng để chạy quảng cáo).
Cuối cùng, hãy điền đầy đủ các trường thông tin yêu cầu. Lưu ý:
- Tên doanh nghiệp cần khớp với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Tên thương hiệu hoặc nhãn hiệu cần khớp với tên đã được đăng ký với Cục Sở Hữu Trí Tuệ.
- Tên giao dịch khác chính là tên sản phẩm, dịch vụ, dự án của doanh nghiệp và không thuộc 2 yếu tố trên.
- Ảnh đại diện có kích thước tối thiểu là 150×150, ảnh bìa có kích thước tối thiểu là 320×180. Cả 2 file ảnh đều có dung lượng tối đa là 15 MB.
- Tên OA chính là Brandname hiển thị tới người dùng. Sẽ có 3 cách đặt tên Brandname là đặt theo tên thương hiệu, đặt theo tên đăng ký doanh nghiệp và đặt theo tên dịch vụ.
Bước 2: Xác thực tài khoản OA
Doanh nghiệp có thể xác thực hoặc không xác thực tùy nhu cầu. Tuy nhiên, nếu không xác thực, nhiều tính năng sẽ bị hạn chế.
Đầu tiên, doanh nghiệp cần bấm vào đây và chọn tài khoản cần xác thực.
Sau đó, vào mục Quản lý trên thanh công cụ. Tiếp đến tìm và chọn dòng Quản lý tài khoản ở phía bên tay trái màn hình và bấm vào Xác thực OA.
Tại đây, sẽ có 3 cách xác thực khác nhau tùy vào cách đặt tên OA của doanh nghiệp. Hãy chọn vào trường phù hợp và chọn bộ hồ sơ mà doanh nghiệp muốn xác thực. Sau đó, bấm vào nút Bắt đầu xác thực và điền đầy đủ thông tin được yêu cầu.
Cuối cùng điền đầy đủ thông tin vào các trường và bấm vào nút Xác thực ngay để gửi thông tin đi. Đội ngũ xét duyệt của Zalo sẽ cần khoảng 7 ngày để xem xét hồ sơ của doanh nghiệp.
Bước 3: Tạo ứng dụng truy cập API
Ở bước này, doanh nghiệp cần truy cập vào đây để tạo ID ứng dụng truy cập mới. Đây là cơ sở để gửi tin API. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp gửi tin thông qua một đại lý ủy quyền, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua bước này.
Sau khi điền đầy đủ các trường, doanh nghiệp bấm vào nút tạo ID ứng dụng. Lúc này, màn hình sẽ đưa doanh nghiệp vào trang chủ. Ở đây, doanh nghiệp chỉ cần điền chi tiết các trường còn lại. Sau đó bấm lần lượt các nút sau: Nút “Chưa kích hoạt” ở góc trên màn hình tay phải để chuyển trạng thái sang kích hoạt -> Chọn “đồng ý”.
Bước 4: Lấy Access Token
Access Token là mã truy cập từ OA. Để lấy mã này, doanh nghiệp chỉ cần truy cập trang Zalo For Developers, sau đó chọn Công cụ & Hỗ trợ -> API Explorer.
Tại đây, ở danh sách thả xuống, chọn phương pháp xác thực version 4 và điền vào toàn bộ các trường bên dưới.
Sau khi cho phép các quyền truy cập, doanh nghiệp chỉ cần sao chép dòng Access Token hiện ra. Dòng mã này sẽ được sử dụng để gọi các Official Account API trong quá trình gửi tin.
Bước 5: Kết nối giữa App & OA của bạn
Trong mục sản phẩm, click chọn Zalo Official Account. Tại đây, Click chọn liên kết và cấp quyền “đồng ý”. Như vậy là xong.
Bước 6: Tạo tài khoản ZCA liên kết với OA và ứng dụng
ZCA là viết tắt của Zalo Cloud Account. Đây chính là tài khoản quản lý những vấn đề liên quan đến tài chính và các tính năng có tính phí của Zalo OA như mua gói dịch vụ OA, gửi tin chủ động (Bao gồm cả ZNS).
Đầu tiên, truy cập vào trang quản lý OA, sau đó chọn Quản lý -> Quản lý tài khoản -> Quản lý liên kết.
Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cần điền đầy đủ các trường thông tin và chọn Tạo và liên kết.
Bước 7: Liên kết tài khoản OA xác thực với tài khoản ZCA
Để liên kết tài khoản OA với tài khoản ZCA, doanh nghiệp cần truy cập vào đây. Sau đó, tìm trong thanh công cụ bên tay trái, chọn Cài đặt -> Quản lý tài sản -> Liên kết OA.
Cuối cùng, chọn OA cần liên kết, bấm vào Liên kết và xác nhận liên kết đó.
Bước 8: Nạp tiền vào số dư tài khoản
Để gửi Zalo ZNS, doanh nghiệp cần phải bỏ ra một mức chi phí nhất định. Trước ngày 22/6/2022, doanh nghiệp có thể chuyển khoản hoặc nạp trực tiếp trên Zalo. Tuy nhiên, từ ngày 22/6/2022 trở đi, Zalo chính thức phát hành các gói dịch vụ. Doanh nghiệp có thể xem chi tiết bảng giá dưới đây và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp để đăng ký.
Bước 9: Tạo mẫu tin và tiến hành gửi ZNS
Hoàn thiện 8 bước phía trên đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã có thể bắt đầu tạo mẫu và gửi những tin nhắn ZNS đầu tiên đến khách hàng. Ở đây, doanh nghiệp có 2 lựa chọn gửi tin lần lượt là:
- Gửi tin nhắn thông qua Zalo API – Đây là cách gửi đơn giản, thuận tiện và dễ quản lý hơn.
- Gửi tin nhắn không sử dụng Zalo API – Sử dụng file Excel tại trang Gửi theo chiến dịch trong tài khoản Zalo Cloud Account.
Dù lựa chọn hình thức gửi tin nào, doanh nghiệp cũng đều phải tạo mẫu và gửi cho Zalo phê duyệt trước. Mẫu chỉ được đưa vào sử dụng khi Zalo đã duyệt thành công.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS mà doanh nghiệp cần nắm chắc nếu muốn tự mình xây dựng tài khoản Zalo OA và gửi tin nhắn ZNS đến khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo cách nhanh hơn tại đây.
Tìm hiểu dịch vụ tăng trưởng Zalo của GAPONE
Để tiết kiệm thời gian, đồng thời tối ưu và xác định định hướng chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên tìm cho mình một đại lý phù hợp và uy tín.
