Hướng Dẫn Sử Dụng Zalo ZNS Chi Tiết – Công Cụ Chăm Sóc Khách Hàng Hiệu Quả

Khi cân nhắc đến các phương pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả, bên cạnh SMS và Email, Zalo ZNS là một kênh gửi tin tiềm năng mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua với những ưu điểm riêng biệt và khả năng phối hợp dữ liệu trong hệ thống đa kênh. Bài viết dưới đây của GapOne sẽ giúp doanh nghiệp nắm được chi tiết hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS và những thông tin quan trọng liên quan.  

Bài viết sẽ bao gồm:

1. Tổng quát về Zalo ZNS
2. Điều kiện sử dụng Zalo ZNS – Doanh nghiệp phải biết trước khi đăng ký và sử dụng
3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng Zalo ZNS thông qua đại lý ủy quyền và không qua đại lý ủy quyền
4. Hướng dẫn tạo mẫu và gửi tin nhắn Zalo ZNS

Tìm hiểu về Zalo ZNS

Zalo ZNS là gì?

Zalo ZNS là công cụ thông báo chủ động thông qua tin nhắn nhằm giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin và chăm sóc khách hàng. Công cụ này được tích hợp trong tài khoản chính thức của mỗi doanh nghiệp có tên là Zalo OA (Zalo Official Account). Cũng chính vì vậy, để có thể sử dụng Zalo ZNS, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản Zalo OA trước đó. 

Lợi ích đến từ Zalo ZNS

Chi phí gửi tin tiết kiệm hơn so với các nền tảng khác chính là ưu điểm đầu tiên, dễ thấy và nổi bật nhất của Zalo ZNS. So với kênh SMS (Gửi tin nhắn truyền thống), chi phí gửi tin của Zalo rẻ hơn gấp 4 lần. 

Hầu hết các đối tác khách hàng của GapOne khi sử dụng ZNS đều đánh giá đây là kênh chăm sóc khách hàng đem lại hiệu quả nhanh chóng và thực tế. Điều này đến từ 4 ưu điểm dưới đây:

• Tệp khách hàng trên nền tảng Zalo cực kỳ chất lượng: Zalo có những chính sách người dùng nghiêm ngặt, từ đó mà nền tảng này sở hữu số lượng tài khoản ảo thấp, lượng người sử dụng lớn và tệp khách hàng đa dạng, trải rộng khắp Việt Nam. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng “khoanh vùng” chính xác và tiếp cận khách hàng mục tiêu của mình trên Zalo, dù đang hoạt động trong bất kỳ nhóm ngành nghề nào. Đồng thời, ưu điểm này giúp tăng hiệu quả tiếp thị cho doanh nghiệp và loại bỏ tình trạng lãng phí ngân sách gửi tin khi liên tục gặp tài khoản ảo, tài khoản “ma” vô giá trị. 
• Cho phép gửi tin nhắn đa phương tiện: Không chỉ là những dòng text đơn thuần, Zalo ZNS cho phép doanh nghiệp gửi tin với hình ảnh, biểu đồ và các nút tác vụ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hút sự chú ý của khách hàng, làm tăng tỷ lệ mở tin, truyền tải thông tin hiệu quả, chăm sóc khách hàng tốt hơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn trong hành trình khách hàng. 
• Cho phép tương tác hai chiều: Không chỉ là thông tin một chiều từ doanh nghiệp đến khách hàng. ZNS cho phép khách hàng trực tiếp trả lời các tin nhắn của doanh nghiệp khi có nhu cầu/ thắc mắc. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời là cơ hội để doanh nghiệp tương tác và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
• Thông tin người dùng được bảo mật cao hơn: Luôn chú trọng đến quyền lợi của khách hàng và doanh nghiệp, Zalo triển khai ZNS với các cam kết bảo mật như bảo mật HTTPS để truyền dữ liệu tới Zalo API server và kiểm soát qua Access Token. Thông qua đó, việc sử dụng Zalo ZNS cũng là một cách để doanh nghiệp khẳng định sự uy tín của mình với khách hàng. 

Điều kiện để sử dụng Zalo ZNS

Như đã đề cập ở trên, Zalo luôn có những quy định rõ ràng trong các chính sách hoạt động. Chính vì vậy, để có thể sử dụng dịch vụ Zalo ZNS và chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số tiêu chí sau đây: 

• Doanh nghiệp cần có tài khoản Zalo OA đã được xác thực. 
• Doanh nghiệp cần có ID Zalo hoặc số điện thoại đăng ký Zalo của khách hàng.

Ngoài ra, Zalo kiểm soát rất chặt chẽ những mẫu tin nhắn gửi đi nhằm đảm bảo quyền lợi và sự thoải mái cho khách hàng. Đó là lý do, một nội dung tin nhắn đạt chuẩn và được duyệt khi và chỉ khi đáp ứng các tiêu chí sau:

• Tin nhắn phải có những yếu tố như: tên người nhận, mã đơn hàng, tên mặt hàng, số tiền,… – Đây là các thông tin nhằm định danh tên khách hàng và có tính xác định duy nhất.
• ZNS chỉ hỗ trợ các tin nhắn thông báo chăm sóc khách hàng như thông báo tình trạng giao dịch, thông báo về tài chính – ngân hàng, thông báo về các thông tin có liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ. Zalo không phê duyệt các tin có yếu tố quảng cáo, làm phiền khách hàng.
• Không chứa đường link hoặc số điện thoại liên hệ được trình bày lộ liễu. Doanh nghiệp nên sử dụng nút CTA và nút gọi nhanh để gắn các thông tin liên hệ mong muốn. 
• Khuyến khích doanh nghiệp sử dụng tiếng Việt có dấu để soạn tin.
• Logo cần đúng tiêu chuẩn về kích thước và phù hợp để thể hiện trên cả Light Mode và Dark Mode.

Chính bởi những yêu cầu khắt khe phía trên, nhiều doanh nghiệp lựa chọn GAPONE để tối ưu các mẫu gửi tin và tiết kiệm thời gian trong việc xây dựng nội dung gửi tin đúng chuẩn. 

Hướng dẫn đăng ký sử dụng Zalo ZNS với đại lý ủy quyền – GAPONE

Để sử dụng Zalo ZNS, doanh nghiệp cần nắm rõ hướng dẫn đăng ký sử dụng Zalo ZNS và hướng dẫn tạo mẫu và gửi tin ZNS. Trước tiên, chúng ta sẽ đi đến hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS ở giai đoạn đăng ký. 

Đăng ký sử dụng Zalo ZNS thông qua đại lý ủy quyền là phương pháp tinh gọn, đơn giản hơn và thông minh hơn. Bởi lẽ, dịch vụ đến từ các đại lý sẽ có lợi ích lâu dài không chỉ trong thời điểm hiện tại mà xuyên suốt quãng thời gian về sau, nếu như doanh nghiệp thực sự tìm được đối tác chất lượng. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tìm hiểu hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS không qua đại lý ủy quyền có thể tham khảo ngay tại đây. 

Thực tế, mỗi một đại lý ủy quyền sẽ có cách thức triển khai khác nhau. Đối với dịch vụ của GapOne, doanh nghiệp không cần quá quan tâm về mặt cách thức triển khai. Đội ngũ nhân viên của GapOne sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện toàn bộ các bước đăng ký và nhiệm vụ của bạn chỉ là cung cấp thông tin. Cụ thể như sau:

• Đăng ký, chuẩn bị hồ sơ và xác thực tài khoản OA.
• Làm việc trực tiếp với Zalo – Hỗ trợ doanh nghiệp nhận được tài khoản OA trong khoảng thời gian nhanh nhất và có tích vàng uy tín.
• Kết nối Zalo OA với GapOne nhanh chóng và đơn giản.
• Kiểm duyệt nội dung thông báo ZNS. 
• Xây dựng kịch bản CSKH và chiến lược tối ưu trải nghiệm khách hàng dành riêng cho từng doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng dịch vụ, GapOne luôn có đội ngũ Customer Success để hỗ trợ khách hàng. Doanh nghiệp có thể liên hệ GapOne qua mọi nền tảng hoặc chủ động tìm kiếm hướng dẫn chi tiết qua trang Trợ giúp và Youtube của chúng tôi. 

Hướng dẫn đăng ký sử dụng Zalo ZNS không qua đại lý ủy quyền

Trong trường hợp doanh nghiệp không hợp tác với một đại lý ủy quyền khác mà tự đăng ký sử dụng Zalo ZNS, các bước thực hiện chắc chắn sẽ có phần lằng nhằng và phức tạp hơn. Cụ thể, hướng dẫn sử dụng Zalo trong trường hợp này bao gồm 8 bước. Được liệt kê chi tiết dưới đây:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Zalo Official Account (Zalo OA)

Để có thể sử dụng dịch vụ ZNS, trước hết, doanh nghiệp cần có tài khoản Zalo OA. 

Đầu tiên, hãy truy cập vào đường link tại đây và nhấp vào nút “Tạo Official Account ngay” để tiến hành tạo tài khoản dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. 

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản Zalo Cá nhân của mình, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn loại hình tài khoản. Ở đây hãy bấm vào ô “Doanh nghiệp”, sau đó bấm chọn ô “Tài khoản xác thực” (Tài khoản phổ thông không cho phép gửi tin ZNS mà chỉ thuần sử dụng để chạy quảng cáo).

Cuối cùng, hãy điền đầy đủ các trường thông tin yêu cầu. Lưu ý:

• Tên doanh nghiệp cần khớp với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Tên thương hiệu hoặc nhãn hiệu cần khớp với tên đã được đăng ký với Cục Sở Hữu Trí Tuệ.
• Tên giao dịch khác chính là tên sản phẩm, dịch vụ, dự án của doanh nghiệp và không thuộc 2 yếu tố trên. 
• Ảnh đại diện có kích thước tối thiểu là 150×150, ảnh bìa có kích thước tối thiểu là 320×180. Cả 2 file ảnh đều có dung lượng tối đa là 15 MB. 
• Tên OA chính là Brandname hiển thị tới người dùng. Sẽ có 3 cách đặt tên Brandname là đặt theo tên thương hiệu, đặt theo tên đăng ký doanh nghiệp và đặt theo tên dịch vụ. 

Bước 2: Xác thực tài khoản OA

Doanh nghiệp có thể xác thực hoặc không xác thực tùy nhu cầu. Tuy nhiên, nếu không xác thực, nhiều tính năng sẽ bị hạn chế. 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần bấm vào đây và chọn tài khoản cần xác thực. 

Sau đó, vào mục Quản lý trên thanh công cụ. Tiếp đến tìm và chọn dòng Quản lý tài khoản ở phía bên tay trái màn hình và bấm vào Xác thực OA. 

Tại đây, sẽ có 3 cách xác thực khác nhau tùy vào cách đặt tên OA của doanh nghiệp. Hãy chọn vào trường phù hợp và chọn bộ hồ sơ mà doanh nghiệp muốn xác thực. Sau đó, bấm vào nút Bắt đầu xác thực và điền đầy đủ thông tin được yêu cầu. 

Cuối cùng điền đầy đủ thông tin vào các trường và bấm vào nút Xác thực ngay để gửi thông tin đi. Đội ngũ xét duyệt của Zalo sẽ cần khoảng 7 ngày để xem xét hồ sơ của doanh nghiệp. 

Bước 3: Tạo ứng dụng truy cập API

Ở bước này, doanh nghiệp cần truy cập vào đây để tạo ID ứng dụng truy cập mới. Đây là cơ sở để gửi tin API. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp gửi tin thông qua một đại lý ủy quyền, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua bước này. 

Sau khi điền đầy đủ các trường, doanh nghiệp bấm vào nút tạo ID ứng dụng. Lúc này, màn hình sẽ đưa doanh nghiệp vào trang chủ. Ở đây, doanh nghiệp chỉ cần điền chi tiết các trường còn lại. Sau đó bấm lần lượt các nút sau: Nút “Chưa kích hoạt” ở góc trên màn hình tay phải để chuyển trạng thái sang kích hoạt -> Chọn “đồng ý”.

Bước 4: Lấy Access Token

Access Token là mã truy cập từ OA. Để lấy mã này, doanh nghiệp chỉ cần truy cập trang Zalo For Developers, sau đó chọn Công cụ & Hỗ trợ -> API Explorer. 

Tại đây, ở danh sách thả xuống, chọn phương pháp xác thực version 4 và điền vào toàn bộ các trường bên dưới. 

Sau khi cho phép các quyền truy cập, doanh nghiệp chỉ cần sao chép dòng Access Token hiện ra. Dòng mã này sẽ được sử dụng để gọi các Official Account API trong quá trình gửi tin. 

Bước 5: Kết nối giữa App & OA của bạn

Trong mục sản phẩm, click chọn Zalo Official Account. Tại đây, Click chọn liên kết và cấp quyền “đồng ý”. Như vậy là xong. 

Bước 6: Tạo tài khoản ZCA liên kết với OA và ứng dụng

ZCA là viết tắt của Zalo Cloud Account. Đây chính là tài khoản quản lý những vấn đề liên quan đến tài chính và các tính năng có tính phí của Zalo OA như mua gói dịch vụ OA, gửi tin chủ động (Bao gồm cả ZNS).

Đầu tiên, truy cập vào trang quản lý OA, sau đó chọn Quản lý -> Quản lý tài khoản ->  Quản lý liên kết. 

Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cần điền đầy đủ các trường thông tin và chọn Tạo và liên kết. 

Bước 7: Liên kết tài khoản OA xác thực với tài khoản ZCA 

Để liên kết tài khoản OA với tài khoản ZCA, doanh nghiệp cần truy cập vào đây. Sau đó, tìm trong thanh công cụ bên tay trái, chọn Cài đặt ->  Quản lý tài sản -> Liên kết OA. 

Cuối cùng, chọn OA cần liên kết, bấm vào Liên kết và xác nhận liên kết đó. 

Bước 8: Nạp tiền vào số dư tài khoản

Để gửi Zalo ZNS, doanh nghiệp cần phải bỏ ra một mức chi phí nhất định. Trước ngày 22/6/2022, doanh nghiệp có thể chuyển khoản hoặc nạp trực tiếp trên Zalo. Tuy nhiên, từ ngày 22/6/2022 trở đi, Zalo chính thức phát hành các gói dịch vụ. Doanh nghiệp có thể xem chi tiết bảng giá dưới đây và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp để đăng ký. 

Hoàn thiện 8 bước phía trên đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã có thể bắt đầu tạo mẫu và gửi những tin nhắn ZNS đầu tiên đến khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo cách nhanh hơn tại đây.

Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của bên đại lý ủy quyền. Hãy lựa chọn hợp tác với bên đối tác uy tín để đảm bảo rằng thông tin của doanh nghiệp được an toàn và bảo mật.  

Hướng dẫn tạo mẫu và gửi tin với Zalo ZNS

Ở phần phía trên, doanh nghiệp đã hoàn thiện xong bước đăng ký sử dụng Zalo ZNS. Tiếp đến, doanh nghiệp hẳn đã sẵn sàng để gửi tin đến khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn sơ bộ cách tạo mẫu và gửi tin với Zalo ZNS. 

• Bước 1: Truy cập vào trang tạo mẫu ZNS
• Bước 2: Chọn OA và ứng dụng 
• Bước 3: Thiết lập các thông tin chung
• Bước 4: Tạo nội dung ZNS
• Bước 5: Kiểm tra và gửi duyệt

Để xem hướng dẫn sử dụng trang tạo mẫu và gửi tin với Zalo ZNS chi tiết, vui lòng truy cập tại đây. 

Nhằm đảm bảo lợi ích của khách hàng và xây dựng một nền tảng chăm sóc khách hàng uy tín, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi tin theo mẫu được tạo và phê duyệt trước đó bởi Zalo. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây chính là một rào cản. Để giải quyết các tình trạng như mẫu ZNS sửa nhiều lần vẫn không được duyệt, thời gian duyệt quá lâu, việc tạo mẫu gửi tin quá tốn thời gian so với gửi SMS,… các doanh nghiệp thường tìm đến một đơn vị hỗ trợ thứ 3.

GapOne tự hào là đại lý ủy quyền cấp 1 của Zalo. Chất lượng dịch vụ của chúng tôi được chứng minh qua việc đem lại thành công cho rất nhiều khách hàng tên tuổi như FWD, Vinpearl, Le Champ, X3English, Winmart, Supersports, MobiTRIP,… Doanh nghiệp có thể tham khảo một số Case Study của chúng tôi tại đây. 

Hy vọng những nội dung trên hữu ích với doanh nghiệp. Để lại thông tin nếu doanh nghiệp còn thắc mắc, cần được hỗ trợ hoặc có nhu cầu sử dụng các dịch vụ của GapOne.