Hướng dẫn thêm dữ liệu khách hàng mới vào GapOne

Có 3 cách để thêm dữ liệu khách hàng mới của doanh nghiệp vào hệ thống của GapOne :

Đồng bộ dữ liệu từ các kênh bán hàng được tích hợp như Shopee, Lazada, Website, CRM doanh nghiệp, POS,…

Để đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp cần tích hợp tài khoản GapOne của mình vào các kênh bán hàng hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu riêng của doanh nghiệp. GapOne có API mở dễ dàng tích hợp với POS, CRM doanh nghiệp hay website bán hàng của doanh nghiệp. Đội ngũ hỗ trợ của GapOne hiện có cung cấp dịch vụ riêng hỗ trợ doanh nghiệp chưa có bộ phận IT, có thể tích hợp hạng mục này.

Ngoài ra, GapOne cũng tích hợp với Shopee, Lazada, Haravan, KiotViet, Woocommerce, và Sapo bạn có thể xem hướng dẫn tích hợp tại đây:

• Tích hợp Shopee
• Tích hợp Lazada
• Tích hợp Haravan
• Tích hợp KiotViet 
• Tích hợp Woocommerce 
• Tích hợp Sapo

Nhập dữ liệu khách hàng bằng file excel

File excel dữ liệu khách hàng của bạn trước hết cần đảm bảo các điều kiện về định dạng, dung lượng tối đa, các trường thông tin bắt buộc,… cụ thể như sau:

• Định dạng hỗ trợ: .xls, .xlsx, .csv
• Dung lượng tối đa của tệp tin trong một lần tải lên: 10MB
• Dữ liệu các bản ghi tải lên bắt buộc phải có trường số điện thoại hoặc email hoặc cả hai
• Giá trị số điện thoại tải lên chỉ hỗ trợ 2 định dạng 84xxxxxxxxx và 0xxxxxxxxx
• Giá trị giới tính: những dữ liệu trong file của bạn ghi là Female/Nu/Nữ hệ thống sẽ nhận diện giới tính là Nữ, nếu ghi là Male/Nam hệ thống sẽ nhận diện giới tính là Nam
• Giá trị cho trường ngày tháng phải có định dạng dd/mm/yyyy (ví dụ 20/10/2021)
• Các trường email phải đảm bảo viết đúng chính tả và đúng định dạng

Trên hệ thống, chúng tôi đã đính sẵn file mẫu giúp bạn điều chỉnh data của mình theo mẫu này, đảm bảo quy trình nhập liệu không xảy ra sai sót.

Tại màn hình Quản lý khách hàng, nhấn chọn “Tải file mẫu”, bên cạnh nút “Nhập dữ liệu” để tải file mẫu về máy tính của mình. 

File dữ liệu sau khi tải về, mở ra sẽ bao gồm các trường thông tin như sau:

• Bước 1: Chọn trực tiếp thư mục “Nhập dữ liệu” trong mục “Khách hàng” 

• Bước 2: Sau khi nhấp vào thẻ/mục “Nhập dữ liệu” sẽ hiện ra màn hình khung “Chọn tệp”. Nhấp vào đây bạn có thể thấy một trình duyệt tệp sẽ xuất hiện. Chọn tệp bạn muốn nhập và nhấp vào tệp đó để chọn sau đó nhấn nút “Tải lên”. 

• Bước 3: Tệp của bạn sẽ được xử lý và chuyển hướng đến màn hình như dưới đây:

Các trường thông tin có trong file sẽ tương đương với những trường thông tin được cài đặt sẵn trong hệ thống.

Nếu như không muốn nhập dữ liệu từ cột nào thì chọn “Bỏ qua cột này” từ danh sách các mục trong menu.

• Bước 4:  Cài đặt “Cập nhật khách hàng hiện có khi nhập dữ liệu” sẽ tìm kiếm các thông tin khách hàng phù hợp và cập nhật bổ sung thêm dữ liệu hồ sơ khách hàng.

Nếu không chọn cài đặt thì các số điện thoại hoặc email đã tồn tại trong tài khoản, hệ thống sẽ tự động bỏ qua khi nhập dữ liệu.

• Bước 5: Nhấp vào nút “Lưu” để hoàn tất quá trình nhập dữ liệu

** Lưu ý: Quá trình nhập dữ liệu sẽ phụ thuộc vào kích thước tập tin tải lên và các cấu hình tùy chọn bạn đã thiết lập. Hầu hết các tệp sẽ được tải lên trong vòng 10 phút.

Sau khi quá trình nhập dữ liệu hoàn tất, bạn có thể xem được kết quả nhập dữ liệu như hình dưới đây.

**Lưu ý: Để kiểm tra các bản ghi nhập thất bại vì lý do gì, bạn có thể nhấp vào số lượng bản ghi thất bại để download tập tin về máy. 

Tạo mới khách hàng trực tiếp

• Bước 1: Sau khi truy cập trang chủ của GapOne, chọn Thông tin trên cột menu chính >> Chọn Khách hàng
• Bước 2: Tiếp theo, hãy chọn nút  “Tạo mới” bên phải màn hình, cạnh nút “Xuất excel”. 

Tại đây, bạn có thể lưu giữ các dữ liệu liên quan đến khách hàng bằng cách nhập thông tin vào các trường dữ liệu như email, số điện thoại, địa chỉ, công ty,… 

 

Để có thể ấn “Lưu” thành công, bạn bắt buộc phải điền đủ 2 thông tin: Số điện thoại hoặc Email của khách hàng

• Bước 3: Nhấn vào ô  “Lưu” ở cuối trang để lưu lại thông tin. Sau khi lưu thành công, bạn có thể quay trở lại giao diện ở bước 1 và thấy thông tin khách hàng đã được hiển thị, kèm ngày tạo chi tiết.

• Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi thông tin khách hàng, chọn thẻ xanh trong cột “Hành động”. Bạn có thể chỉnh sửa theo nhu cầu và sau đó ấn “Lưu”. 

Trong trường hợp muốn xóa thông tin về khách hàng đó, hãy chọn thẻ đỏ trong cột “Hành động” và thao tác Đồng ý xóa.

**Lưu ý: Khi bạn xóa một liên hệ trong hệ thống, hồ sơ khách hàng và các lịch sử hành vi liên quan đến khách hàng sẽ tự động bị xóa.